Entgelt­transparenzrichtlinie: Was Unternehmen jetzt tun müssen

Die Entgelttransparenzrichtlinie kommt. Damit müssen Unternehmen künftig aktiv nachweisen, dass ihre Vergütungssysteme fair, nachvollziehbar und geschlechtsneutral sind.

Was auf den ersten Blick wie ein Reporting-Thema wirkt, betrifft in der Praxis mehr: Vergütungslogiken, Rollenbilder, Datenstrukturen und den Umgang mit Gehaltsfragen.

Viele Unternehmen sind darauf nicht vorbereitet. Genau das kann zum Problem werden.

Update Juni 2026: Aktueller Stand der Umsetzung in Deutschland

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2026/97) musste bis zum 7.Juni 2026 von allen Mitgliedstaaten in Nationales Recht umgesetzt werden. Deutschland hat diese Frist jedoch nicht eingehalten. Die Bundesregierung plant derzeit eine Umsetzung der Richtlinie im Rahmen einer Anpassung des bestehenden Entgelttransparenzgesetzes. Mit einem entsprechenden Gesetzgebungsverfahren wird voraussichtlich bis Anfang 2027 gerechnet.

Trotz der verzögerten Umsetzung bleibt die EU-Richtlinie unverändert bestehen. Unternehmen sollten daher die zusätzlichen Anforderungen bereits heute berücksichtigen und notwendige Vorbereitungen frühzeitig anstoßen.

In diesem Beitrag: 

Entgelttransparenzrichtlinie: Was sich für Unternehmen wirklich ändert

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie erweitert das bestehende deutsche Entgelttransparenzgesetz deutlich. Bisher galten nur einzelne Auskunftsansprüche, nun entstehen verbindliche Anforderungen an das gesamte Vergütungssystem.

Auch wenn die Richtlinie den Begriff „Transparenz“ im Namen trägt, darf sie nicht darauf reduziert werden. In der Praxis wird sie zur Bewährungsprobe auf drei Ebenen:

• für die Qualität von HR-Daten und -Systemen,
• für die Belastbarkeit von Rollenmodellen und Vergütungslogiken und
• für die Fähigkeit von Führungskräften, Gehaltsentscheidungen nachvollziehbar zu erklären.

Für Unternehmen bedeutet das:

• Transparenz ist nicht länger optional, sondern verpflichtend.
• Mitarbeitende erhalten erweiterte Auskunftsrechte, und
• Unternehmen müssen Vergütungsentscheidungen begründen können.

Daraus ergibt sich auch eine Umkehr der Beweislast: Beim Verdacht auf Ungleichbehandlung müssen Unternehmen künftig selbst nachweisen, dass ihre Vergütung auf objektiven und konsistenten Kriterien basiert.

Einzelne Maßnahmen reichen dafür nicht aus. Gefragt sind klare Strukturen, abgestimmte Prozesse und eine systematische Herangehensweise.

Das eigentliche Problem: Die meisten Vergütungssysteme sind nicht „prüfbar“

In vielen Unternehmen sind Gehaltsstrukturen über Jahre gewachsen. Entscheidungen basieren auf Erfahrung, Marktwert oder individuellen Verhandlungen.

Das ist gängige Praxis, wird aber zum Problem, wenn diese Entscheidungen nicht einheitlich dokumentiert und nachvollziehbar sind. Vergütung ist damit erklärbar, aber nicht eindeutig belegbar. Rollen sind nicht klar abgegrenzt und einheitliche Kriterien fehlen.

Genau hier setzt die Entgelttransparenzrichtlinie an: Sie verlangt nicht nur Transparenz, sondern nachvollziehbare und konsistente Strukturen.

„Die Entgelttransparenzrichtlinie wird in vielen Unternehmen nicht an der Rechtsabteilung scheitern, sondern an fehlender Systematik in HR-Daten, unklaren Rollenmodellen und unvorbereiteten Führungskräften.

- Christian Gronowski, SAP-HCM Experte ML-Gruppe

Konkret bedeutet das, dass Unternehmen frühzeitig damit beginnen sollten, ihre Vergütungslogik zu überprüfen und die notwendigen Voraussetzungen im Unternehmen zu schaffen. Dazu gehört auch, Verantwortliche und Führungskräfte vorzubereiten, Transparenz sicher und konsistent umzusetzen.

Welche Pflichten kommen konkret auf Arbeitgeber zu? (Praxisüberblick)

Auch wenn die nationale Umsetzung in Deutschland noch aussteht, zeichnet die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bereits klar vor, welche Anforderungen künftig auf Arbeitgeber zukommen werden. Die neuen Pflichten betreffen insbesondere das Recruiting, interne Auskunftsprozesse und das systematische Reporting von Gehaltsstrukturen.

1. Transparenz im Recruiting
Bereits in Stellenausschreibungen müssen Gehaltsangaben oder Gehaltsspannen genannt werden. Außerdem ist es unzulässig, nach bisherigen Gehältern zu fragen. Damit soll die Vergütung von Anfang an nachvollziehbar und vergleichbar gestaltet werden.

2. Auskunftsanspruch für Beschäftigte
Mitarbeitende haben das Recht, Auskunft über ihr Gehalt und die zugrunde liegenden Kriterien sowie über Durchschnittsgehälter für vergleichbare Tätigkeiten zu erhalten. Diese Vergleichswerte müssen nach Geschlecht differenziert ausgewiesen werden.

3. Berichtspflichten (Pay Gap Reporting)
Unternehmen ab einer bestimmten Größe sind verpflichtet, regelmäßig über Gehaltsunterschiede zwischen Männern und Frauen zu berichten. Die Anforderungen sind nach Unternehmensgröße gestaffelt. Auffällige Abweichungen müssen analysiert und begründet werden.

4. Pflicht zur Entgeltbewertung
Kann ein Gender Pay Gap von mehr als 5 Prozent nicht durch objektive und geschlechtsneutrale Kriterien erklärt werden, sind Unternehmen verpflichtet, Gehälter systematisch zu überprüfen, in der Regel gemeinsam mit den Arbeitnehmervertretungen.

5. Beweislast und Sanktionen
Unternehmen müssen nachweisen können, dass ihre Vergütungssysteme keine unzulässige Ungleichbehandlung enthalten. Bei Verstößen drohen Sanktionen und mögliche Entschädigungsansprüche.

Die kritischen Punkte der Richtlinie – und warum sie so herausfordernd sind

Vor allem die Artikel 4, 7 und 9 der Entgelttransparenzrichtlinie stehen im Fokus vieler Unternehmen. Sie konkretisieren die Anforderungen an Vergütung, Auskunft und Reporting.

Art. 4 – Vergütung muss erklärbar sein

Art. 4 verlangt, dass Vergütungsentscheidungen auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhen. In der Praxis bedeutet das: Unternehmen benötigen klare Bewertungsmaßstäbe für Rollen, Verantwortung und Leistung.

Aber: In vielen Organisationen sind diese Kriterien nicht einheitlich definiert, werden nicht konsistent angewendet oder existieren oft nicht einmal.

Die Realität: Führungskräfte entscheiden Gehälter häufig situativ, etwa auf Basis von Marktdruck, individueller Verhandlung oder persönlicher Einschätzung.

Künftig müssen diese Entscheidungen nachvollziehbar begründet werden. Ohne klare Kriterien wird das schwierig.

Art. 7 – Mitarbeitende dürfen konkret nachfragen

Beschäftigte erhalten das Recht, ihr Gehalt mit Durchschnittswerten vergleichbarer Tätigkeiten von Kolleginnen und Kollegen abzugleichen. Pauschale Aussagen wie „Sie werden fair bezahlt“ reichen dabei nicht aus.

Führungskräfte müssen Gehälter konkret erklären können. Das setzt voraus, dass sie sowohl die zugrunde liegenden Kriterien kennen als auch sicher im Umgang mit entsprechenden Nachfragen sind.

In der Praxis zeigt sich: Ohne gezielte Vorbereitung, Kommunikationskompetenz und klare Grundlagen entstehen hier schnell Unsicherheiten.

Art. 9 – Reporting macht Unterschiede sichtbar

Unternehmen müssen den Gender Pay Gap regelmäßig auswerten und berichten. Gehaltsstrukturen werden damit systematisch sichtbar – intern und extern.

Abweichungen müssen nicht nur erkannt, sondern auch nachvollziehbar erklärt werden. Wo das nicht gelingt, entsteht Handlungsbedarf.

Das wird zu einem Reality-Check: Was bisher an unklaren Strukturen im Verborgenen lag, liegt künftig auf dem Tisch. Das kann Vertrauen stärken oder erschüttern.

Damit wird deutlich: Ohne strukturierte Kompetenzentwicklung, einheitliche Kriterien und Bewertungssysteme lassen sich die Anforderungen der Entgelttransparenzrichtlinie kaum erfüllen.

Ein Punkt, den viele Unternehmen noch unterschätzen.

„Die meisten Unternehmen werden eine Lösung kaufen, beispielsweise ein Tool, ein Framework, oder ein Konzept. Und dann merken, dass das Problem woanders liegt: bei den Menschen, die damit umgehen müssen. Die Richtlinie allein schafft keine faire Vergütung. Sie macht unfaire Vergütung sichtbar. Wer dann keine Antworten hat, hat kein Compliance-Problem – sondern ein Vertrauensproblem. Genau da setzen wir an.“
- Christian Gronowski, SAP-HCM Experte ML-Gruppe

Welche Schritte müssen Unternehmen jetzt einleiten?

Unternehmen brauchen ein klares Vorgehen, das Vergütung, Prozesse und Kommunikation gleichermaßen berücksichtigt.

Ein solcher Ansatz umfasst insbesondere folgende Schritte:

1. Ist-Analyse der bestehenden Vergütungsstruktur
   Welche Rollen gibt es? Wie sind Gehälter verteilt? Und auf welchen Kriterien basieren sie? Nur wer die eigene Ausgangslage kennt, kann gezielt nachsteuern.
2. Definition transparenter Kriterien für Stellen- und Bewertungssysteme
   Entscheidungen über Gehälter müssen auf nachvollziehbaren Grundlagen beruhen. Dazu gehören klar definierte Anforderungen an Rollen, einheitliche Bewertungsmaßstäbe und dokumentierte Vergütungsspannen.
3. Aufbau von Stellen- und Bewertungssystemen
   Vergleichbarkeit entsteht nicht von selbst. Unternehmen benötigen strukturierte Systeme, auf deren Grundlage sie Rollen einordnen und Gehälter ableiten können.
4. Schaffung von Reporting-Prozessen
   Die Anforderungen an Berichte und Auswertungen steigen durch die Entgelttransparenzrichtlinie. Um dem zu genügen, müssen Daten strukturiert erhoben, konsolidiert und regelmäßig ausgewertet werden.
5. Datenqualität und HR-Systeme überprüfen
   In vielen Unternehmen liegt die Herausforderung nicht nur in der rechtlichen Bewertung, sondern in der praktischen Abbildung: Sind Stellen, Rollen, Gehaltsbestandteile, Arbeitszeiten, Organisationseinheiten und Karrierelevel in den HR-Systemen so gepflegt, dass belastbare Auswertungen möglich sind? Entgelttransparenz beginnt nicht im Reporting – sondern in der Datenpflege.
6. Recruiting-Prozesse anpassen
   Gehaltsangaben in Stellenausschreibungen, klare Angebotsprozesse und ein konsistenter Umgang mit Vergütungsfragen werden zum Standard.
7. Schulung von HR und Führungskräften
   Vergütung muss nicht nur systematisch festgelegt, sondern auch überzeugend erklärt werden. Führungskräfte müssen Vergütungskriterien verstehen, sicher anwenden und in sensiblen Gesprächen nachvollziehbar erklären können.

Aber Strukturen allein genügen nicht. Es kommt auf die Umsetzung an.

Entscheidend ist, dass Führungskräfte und HR die Anforderungen verstehen und sicher anwenden können. Das erfordert gezielten Kompetenzaufbau im Unternehmen.

Fazit: Entgelttransparenz ist kein Reporting-Thema. Sie ist ein Spiegel.

Die Verschiebung der deutschen Umsetzung bedeutet keine Entwarnung für Unternehmen. Die Entgelttransparenzrichtlinie wird häufig als bürokratische Anforderung abgetan. In der Praxis tut sie vor allem eines: Sie macht sichtbar, wie es um die Vergütungslogik in einem Unternehmen tatsächlich bestellt ist.

Was dabei zum Vorschein kommt, ist nicht neu, aber unbequem: fehlende Systematik in der Stellenbewertung, inkonsistente Entscheidungen bei Gehältern und unklare Kriterien und Prozesse. Die Richtlinie sorgt dafür, dass diese Punkte nicht länger ausgeblendet werden können.

Die Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie bleiben bestehen und geben bereits heute die Richtung für zukünftige HR- und Vergütungsprozesse vor. Unternehmen, die sich frühzeitig mit ihren Vergütungsstrukturen, Daten und Prozessen auseinandersetzen, schaffen die Grundlage für eine spätere rechtskonforme Umsetzung und vermeiden kurzfristigen Anpassungsdruck.

Wer das Thema hingegen aufschiebt, gerät unter Druck – spätestens dann, wenn Mitarbeitende fragen und Antworten fehlen.

Die ML-Gruppe begleitet Unternehmen dabei. Vom Aufbau tragfähiger Strukturen bis zur gezielten Befähigung von HR und Führungskräften.

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